Legalisatie van documenten
Een document dat in het ene land officieel en legaal is, is dat niet automatisch in het andere. Veel documenten moet u daarom eerst laten legaliseren, om ze over de grens te kunnen gebruiken.
De legalisatie slaat op de controle van de oorsprong van een document. Legalisatie is een officiële bevestiging dat de handtekening van de ambtenaar die een document ondertekende, of het zegel of de stempel op het document, echt is.
Niet enkel de handtekening van degene die het stuk afgaf wordt gelegaliseerd maar bij uitbreiding wordt ook de handtekening van een legaliserend ambtenaar gelegaliseerd. Elke handtekening, elk zegel of elke stempel wordt gelegaliseerd door diegene die daarvoor bevoegd is en die de handtekening, het zegel of de stempel kent. Dit verklaart waarom vaak verscheidene legalisaties - in een welbepaalde volgorde - nodig zijn.
Een land kan aangesloten zijn bij een legalisatieverdrag dat afspraken bevat over hoe landen elkaars officiële documenten accepteren. Een groot aantal landen is aangesloten bij het “Apostilleverdag” van Den Haag van 5 oktober 1961. Er is dan maar 1 legalisatie nodig door middel van een apostillestempel.
Vanaf 30 augustus 2016, mag het Consulaat-Generaal van België te Santiago de Chili geen documenten meer legaliseren, die door Chili voor een gebruik in België afgeleverd zijn. Wegens de toetreding van Chili tot het Apostilleverdrag zal het huidige legaliseringsproces van documenten van buitenlandse openbare akten worden vervangen door één enkele procedure die zowel persoonlijk kan uitgevoerd worden alsook via de website van de betrokken openbare diensten.
Als gevolg hiervan zullen de documenten, afgestempeld door het Ministerie van Buitenlandse Zaken geen legalisering vanwege het Consulaat-Generaal van België te Santiago nodig hebben. Ze vereisen slechts een apostille.